Entretien préalable : délai de convocation et report

Le délai de convocation à l’entretien préalable protège le salarié : il lui laisse le temps de préparer ses explications, de réunir des documents et, si besoin, de se faire assister. Il dépend du motif envisagé, mais la règle centrale est simple : l’entretien ne peut pas se tenir moins de cinq jours ouvrables après la convocation.

Cette règle s’applique notamment au licenciement pour motif personnel et à la procédure disciplinaire. Elle concerne les salariés ETAM (employés, techniciens et agents de maîtrise) comme les ingénieurs et cadres relevant de la convention collective Syntec.

Le délai légal : cinq jours ouvrables minimum

Pour un licenciement pour motif personnel, l’article L. 1232-2 du Code du travail impose un délai minimal de cinq jours ouvrables entre la présentation de la lettre recommandée ou la remise en main propre de la convocation et la date de l’entretien. L’article L. 1332-2 prévoit le même délai lorsqu’une sanction disciplinaire est envisagée.

Le délai court à compter du lendemain de la première présentation du courrier recommandé ou de la remise contre décharge. L’employeur doit donc prévoir une marge suffisante, surtout en présence d’un week-end ou d’un jour férié.

Comment calculer le délai de convocation à l’entretien préalable ?

Un salarié reçoit la première présentation de sa lettre recommandée le lundi 3 juin. Le décompte commence le mardi 4 : mardi, mercredi, jeudi, vendredi et samedi constituent les cinq jours ouvrables. L’entretien peut donc se tenir à partir du lundi 10 juin.

Le samedi est en principe un jour ouvrable, même si l’entreprise est fermée ce jour-là. En revanche, le dimanche et les jours fériés chômés sont exclus. Un entretien fixé trop tôt crée une irrégularité de procédure, même si le salarié a retiré tardivement son courrier.

Vigilance : la première présentation de la lettre recommandée déclenche le délai. Le fait de ne pas retirer le pli ne reporte donc pas automatiquement la date de l’entretien.

Quelle forme doit prendre la convocation ?

L’employeur peut convoquer le salarié par lettre recommandée avec avis de réception ou par remise en main propre contre décharge. La remise sans signature, un courriel seul ou un appel téléphonique n’offrent pas la même sécurité pour prouver la date de réception.

La lettre doit indiquer l’objet de l’entretien, sa date, son heure et son lieu. Elle doit aussi préciser la possibilité pour le salarié de se faire assister. Dans une entreprise sans représentants du personnel, elle doit mentionner la possibilité de recourir à un conseiller du salarié et indiquer où consulter la liste départementale.

Report d’entretien préalable de licenciement : quelles règles ?

Le salarié peut demander un report d’entretien préalable licenciement, par exemple en cas d’arrêt de travail, d’hospitalisation, d’absence professionnelle ou d’impossibilité d’organiser son assistance. Il est préférable d’adresser cette demande par écrit, en proposant une ou plusieurs dates et en conservant une preuve de l’envoi.

L’employeur n’a pas l’obligation générale d’accepter le report demandé par le salarié. L’arrêt maladie ne suspend pas, à lui seul, la procédure. Toutefois, accepter un décalage raisonnable limite les contestations lorsque le salarié justifie d’une impossibilité réelle de se présenter.

Lorsque l’employeur accepte un report sollicité par le salarié, le délai de cinq jours ouvrables reste en principe apprécié à partir de la convocation initiale. Une nouvelle convocation écrite est néanmoins recommandée afin de fixer clairement la nouvelle date et d’éviter tout litige sur l’accord donné.

Si l’employeur reporte l’entretien de sa propre initiative, ou annule la première convocation, il doit respecter à nouveau le délai légal de cinq jours ouvrables avant la nouvelle date. Il ne peut pas imposer un entretien avancé sans laisser ce temps de préparation.

Après l’entretien : quels délais pour la suite ?

Dans un licenciement pour motif personnel, la lettre de licenciement ne peut être envoyée moins de deux jours ouvrables après l’entretien. Pour une sanction disciplinaire pouvant aller jusqu’au licenciement, elle doit aussi être envoyée au plus tard un mois après le jour fixé pour l’entretien.

Ces délais se cumulent avec celui de la convocation. Un employeur qui envisage un licenciement pour faute doit donc vérifier chaque étape : convocation, entretien, puis notification de la décision.

Délai de convocation à l’entretien préalable : les vérifications utiles

• Relevez la date exacte de première présentation du recommandé ou de remise contre décharge.
• Comptez cinq jours ouvrables complets avant la date de l’entretien.
• Contrôlez les mentions de la convocation et votre droit à l’assistance.
• Formulez toute demande de report par écrit et gardez une copie.
• Conservez l’enveloppe, l’avis de passage, la convocation et les échanges avec l’employeur.

En cas de doute, comparez les dates avec les articles L. 1232-2 et L. 1332-2 du Code du travail, dans leur version en vigueur. Une irrégularité sur le délai peut ouvrir droit à réparation ; son effet dépend du motif du licenciement, du préjudice subi et de l’ensemble de la procédure.